Você Sabe Se Comunicar?

Seguindo com o vídeo da semana passada, hoje pretendo continuar destrinchando os detalhes-chave do trabalho remoto.

O fantasma do coronavírus não vai embora tão cedo. A previsão de uma vacina eficaz e produzida em larga escala tem previsão apenas para 2021. Apesar de muitas medidas de isolamento estarem se afrouxando (e sim, elas devem ser afrouxadas), muita gente ainda precisa, ou até mesmo quer trabalhar de casa. 

Os que querem continuar trabalhando de casa são aqueles que perceberam que é possível viver uma vida otimizada, sem a necessidade de duas horas de trânsito diárias. 

Meu objetivo ao escrever esses posts sobre trabalho remoto é te ajudar nessa missão de se manter produtivo mesmo trabalhando de casa e, assim, poder ter mais tempo para se desenvolver. Com duas horas diárias você vai conseguir finalmente praticar exercícios físicos, colocar a leitura em dia e até mesmo ter mais tempo para o lazer e a descompressão diária.

Chega de papo, vamos ao que interessa…

Você Sabe se Comunicar de Forma Efetiva?

Sabe quando surge aquela pequena dúvida? Aquela necessidade de uma informação simples, que com certeza o encarregado consegue te responder em trinta segundos? O que você faz? Você dá um pulinho na mesa da pessoa, ou passa a mão no telefone, ou até mesmo pergunta pra alguém próximo aquela pessoa.

Saiba que essa facilidade é, na verdade, uma gambiarra. Isso funciona quando estamos falando de uma empresa pequena, ou de informações dentro de um mesmo departamento, ou setor. Quando isso é um hábito, na verdade há um problema maior: a falta de organização do ambiente no qual você trabalha.

Quando você transporta isso para um ambiente remoto, os efeitos colaterais são muito mais potentes. Como você vai “dar um pulinho na mesa” do fulano de forma remota? Vai ficar ligando para a pessoa de 5 em 5 minutos? Vai mandar um “zap”?

Para trabalhar de forma remota é preciso que a comunicação entre os pares da equipe seja feita de forma efetiva. Na verdade, para qualquer forma de trabalho uma boa comunicação é importante, mas para o remoto ela é essencial.

Mas como se Comunicar da Forma Correta?

Existem dois tipos de comunicação remota. A comunicação síncrona e a comunicação assíncrona. Explico: uma comunicação síncrona é quando as partes param o que estão fazendo e se dedicam somente a finalizar a comunicação. Reuniões são ótimos exemplos. Já a comunicação assíncrona é quando o emissor não precisa aguardar uma resposta para seguir com seu trabalho. Mensagens de WhatsApp são exemplos (ou pelo menos deveriam ser).

A primeira regra para se comunicar de forma efetiva quando se trabalha remoto é saber quando e como usar cada tipo de comunicação. 

A comunicação assíncrona é sempre a melhor opção, porque é a que mais otimiza o tempo de todos. Sempre prefira a comunicação assíncrona. Mas é preciso saber usá-la. Sempre que for se comunicar dessa forma, assuma que você não estará presente no momento em que a pessoa for consumir sua mensagem. Isso significa que, ao compor sua mensagem, faça da forma mais completa e detalhada possível, para que a pessoa consiga elementos suficientes para uma resposta sem que seja preciso te consultar novamente. 

Imagine que você está fazendo a revisão de código de um colega seu. Para que sua revisão faça sentido, você precisa saber qual era o objetivo ao escrever aquele código, precisa saber quais os impactos daquele código no resto do sistema, precisa saber qual a linha de raciocínio que o programador seguiu na hora de compor o código. Neste caso, para uma boa comunicação assíncrona, o seu colega deve incluir todas essas informações na mensagem.

Quando uma mensagem assíncrona vem incompleta, o resultado é a necessidade de consultar o emissor para que a mensagem seja completada. Em resumo, uma comunicação que deveria ser assíncrona acaba se tornando síncrona, tomando mais tempo e trazendo mais desperdício de energia a todos.

Acontece que, alguma vezes, o assunto é complexo, ou, por qualquer outro motivo, demanda muito mais atenção. Eu sou do time de pessoas que sempre preferem um email a uma reunião. Entretanto, reconheço que às vezes não tem escapatória: é preciso se reunir. Já que em alguns casos não temos como fugir, vamos focar em otimizar o máximo possível este período.

A regra mais importante, neste caso, é respeitar o tempo alheio. O tempo é o ativo mais valioso que existe no mundo. Ele é finito, limitadíssimo e não-renovável. Sempre que for agendar uma reunião, tenha essa regra em mente.

Ao marcar uma reunião, primeiro de tudo, envolva somente os que realmente precisam participar. Ninguém deve participar de uma reunião “porque é bom”. Os participantes de uma reunião devem ter participação ativa naquela tomada de decisão. Aliás, este é outro ponto importante. Toda reunião deve terminar com uma conclusão. Geralmente esta conclusão é uma lista de tarefas.

Quando marcar uma reunião, tenha em mente o objetivo desta reunião. Além disso, defina previamente a pauta. Reunião deve ter começo, meio e fim. Quando for se reunir com alguém, prepare-se para esta reunião. Atente-se ao tempo definido e, sempre que possível, evite reuniões de mais de 1h. Ao término da reunião, documente o que foi discutido.

Até agora, nada de novo. Essas regras se encaixam para qualquer modalidade de reunião, seja presencial, seja remoto. Resolvi, mesmo assim, abordar estes tópicos pois, quando estamos remotos, não temos a mesma facilidade de se reunir. Como você pode ver, um padrão começa a emergir: o remoto potencializa possíveis descuidos com a organização.

Agora, voltando as peculiaridades do remoto, uma delas são as ferramentas. Vivemos na era da comunicação instantânea. Estamos literalmente a um segundo de distância de qualquer pessoa no planeta que tenha um smartphone no bolso com acesso a internet. Essa capacidade tecnológica é nossa benção e nossa maldição. Cada vez mais é preciso sabedoria e discernimento para que a conectividade seja usada a nosso favor, e não contra.

E a primeira sabedoria necessária é usar cada ferramenta da forma correta. Ferramenta assíncrona deve ser usada de forma assíncrona. Ferramenta síncrona deve ser usada de forma síncrona. Quando for mandar uma mensagem de WhatsApp, não mande um “Oi, tudo bem?” e aguarde a resposta. Da mesma forma, quando for ligar para alguém, não espere a pessoa atender para reunir as informações necessárias para esta ligação.

Por fim, quando for se reunir com um grupo de pessoas onde uma parte está remota e outra parte esteja presencial, padronize a forma de comunicação. Evite ao máximo colocar 4 pessoas em uma sala e uma tela de computador com os outros elementos remotos. Se um está remoto, todos estão remotos. Em ocasiões como essa, todos devem se comunicar através da chamada online. 

Existem basicamente dois motivos para esta regra. A primeira delas é etiqueta. Você gosta quando, ao conversar com outras pessoas, essas pessoas fiquem cochichando entre si enquanto você fala? Pois é exatamente isso que acontece quando parte está presencial e parte online. O segundo motivo é eficiência: com todos online e a comunicação padronizada, conseguimos garantir que todos estão recebendo a mesma informação. 

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E ai, está gostando? O objetivo inicial era fazer apenas um post, mas, ao começar o planejamento do conteúdo, vi que esse tema merece dedicação e aprofundamento maiores. Eu não sei quantos posts esse tema ainda vai durar. Só sei que semana que vem irei falar sobre hábitos e rotinas do trabalhador remoto. Não perca!