Seguimos com nossa série sobre trabalho remoto, e hoje vamos falar sobre a importância de definir uma rotina com bons hábitos.

Mas, antes de começarmos, gostaria de saber sua opinião. E ai, está gostando? O que eu venho falando têm feito sentido para você? Deixe um comentário aqui embaixo e vamos trocar ideia. Como eu sempre falo, meu objetivo aqui é falar, mas também ouvir. 

Voltando ao assunto de hoje… você é uma pessoa que gosta de rotinas? É disciplinada? Tem costume de fazer o que precisa ser feito? Se você respondeu não para alguma dessas perguntas, este post vai te ajudar a clarear a entender melhor esse assunto. 

O Ser Humano e o Hábito 

Vivemos em uma época onde tudo é urgente e, ao mesmo tempo líquido. O WhatsApp com vários grupos, o Twitter com várias mensagens, o Instagram com vários Stories. Tudo dura muito pouco. Passa-se um dia, ou até menos e, pronto, o assunto já mudou.

Na contramão de tudo isso vem eu e você, pobres ser humaninhos, tentando desenvolver nossa autonomia e buscando encontrar um pouco de ordem nesse caos. No fim das contas, o trabalho remoto é isso: a busca por fazer o que precisa ser feito sem que haja ninguém nos supervisionando presencialmente.

Por isso eu acredito que o caminho para um bom desempenho trabalhando remotamente é o desenvolvimento ativo de uma rotina composta por bons hábitos. 

Apenas a título de explicação, o hábito é uma ação que já foi executada tantas vezes que você já nem percebe como faz. Hábito é algo que você simplesmente faz, quase que de forma automática. Todo hábito tem também tem como característica ser precedido por um gatilho e sucedido de uma recompensa. 

Deixe-me exemplificar, para ficar mais fácil: Imagine aquele chocolatinho que você come logo depois do almoço. Na primeira vez você decidiu ativamente comer um chocolate após uma refeição, possivelmente para contrastar com o salgado. Ao fim do chocolate, você sente um prazer genuíno. Então, no outro dia, você repete a dose, e assim se segue no terceiro, quarto, quinto, décimo, trigésimo dia. Parabéns! Assim você acaba de desenvolver o terrível hábito de comer chocolate após o almoço. 

 Então, no septuagésimo dia, ao tentar comprar o chocolate o dono do restaurante diz que, infelizmente, está em falta. Ao ficar sem o chocolate após o almoço você se sente mal, se sente meio estranho. É como se algo estivesse fora do lugar. Nada de muito exagerado, mas, ainda sim, incômodo. Isso se chama abstinência. Ao repetir a mesma ação durante vários dias, você acabou se viciando na agradável sensação que o açúcar causa no seu corpo. Hábitos viciam.

Sem mais delongas na explicação (se quiser se aprofundar no assunto, recomendo o ótimo livro O Poder do Hábito), espero quero que você tenha entendido, de forma bem resumida, como um hábito se forma. Espero isso pois a rotina de um ser humano é composta por hábitos. Tudo o que você repete com consistência acaba indo parar em uma determinada caixinha no seu cérebro. 

Agora que já entendemos a “anatomia de um hábito”, faço um novo questionamento: será que conseguimos moldar nossos hábitos?

Moldando seus Hábitos

Sim, é possível moldar nossos hábitos. Aliás, todos os nossos hábitos foram moldados. A diferença é que esse processo é feito de forma inconsciente. Quando bebê, você não aprende a andar pois “precisa moldar um hábito”. O bebê aprende a andar por diversos outros fatores. O que acontece é que, durante o processo, um hábito acaba sendo formado.

Eu poderia recomendar aqui hábitos que considero bons em diversos aspectos da vida. Leitura matinal, água com limão, exercícios físicos diários, meditação, etc. Sim, são bons hábitos e posso afirmar categoricamente que minha vida melhorou absurdamente depois que eu incorporei estes hábitos na minha rotina. Mas, como o objetivo deste post é falar exclusivamente sobre trabalho remoto, deixo esse tema para outro momento.

Na hora de elencar bons hábitos para o trabalho remoto, temos que buscar dois objetivos: produtividade e fluidez na comunicação. Os hábitos que citarei aqui são pensados para permitir a facilidade olhando para estes pontos.

1- Procure trabalhar no mesmos horários que seus colegas

Para quem trabalha com colegas do Brasil, especificamente que estão no mesmo fuso horário, essa dica pode parecer óbvia, mas, nem por isso, evidente.

Sempre busque uma janela do dia em comum em que todos os membros do time estejam trabalhando. Essa janela não precisa ser muito longa, mas também não pode ser muito curta. Acredito que umas 4 horas por dia está ótimo.

O objetivo desse hábito é ter acesso rápido aos seus colegas quando surgirem dúvidas, principalmente as que possam te impedir de realizar seu trabalho. Por mais que eu prefira e recomende a comunicação assíncrona, é relativamente comum surgir o cenários em que você precise de 5 minutinhos com o colega.

2- Desenvolva e Respeite Rituais

Como cada um pode estar em um canto do mundo, fica muito mais difícil improvisar. Dada essa condição, o trabalho remoto demanda a busca por processos muito bem definidos. A mesma regra vale para os rituais.

Em trabalhos criativos como o nosso, o pensamento que deve prevalecer é o pensamento sistêmico. Sem entrar no mérito da questão, apenas entenda que, ao desenvolver trabalhos criativos, não basta apenas olharmos para o trabalho feito por cada indivíduo, de forma separada. Neste modelo de trabalho, a relação entre os membros de um time também deve ser considerada. Dada a complexidade dos trabalhos criativos, precisamos olhar para o trabalho em equipe como um organismo complexo que também gera valor pela interação. Para garantir que o time todo esteja caminhando rumo a mesma direção, é preciso, de tempos em tempos, reunir-se para ajustar a estratégia. 

Imagine um time de voleibol. O objetivo é buscar a vitória. Sendo assim, o time, liderado pelo técnico, traça determinada estratégia antes do jogo. Durante o jogo, para garantir que a estratégia produza efeito, tempos técnicos são utilizados para que o time faça uma breve reunião e ajuste o rumo.

Sua equipe deve trabalhar da mesma forma. Por isso as dailies, prática vinda das metodologias ágeis, são tão importantes. Mas não adianta fazer por fazer. Estas pausas precisam cumprir seus objetivos, senão se torna apenas burocracia. 

Bom… considerando que essas reuniões de feedback são muito chatas, mas que elas precisam ser feitas, a dica que eu dou é desenvolver e respeitar o ritual. Precisa se reunir todo dia? Então que isso seja breve, por 15 minutos no máximo. Que seja, também, uma reunião com pautas muito bem definidas. E, mais importante, que essas regras e pautas sejam cumpridas. 

Isso vale também para todos os outros rituais, seja no individual ou no coletivo. A sacada é ter dois pontos de atenção: 1) o ritual está sendo cumprido? Se não, cumpra. 2) o ritual está funcionando? Se não, troque.

3- Organize seu dia em blocos

O cérebro humano de pessoas normais possui certa dificuldade de atingir um alto nível de concentração. Esse alto nível de concentração é o que chamamos de flow. Em resumo, o cérebro demora para pegar no tranco. 

Sabendo desta característica, uma das coisas que mais atrapalha a produtividade em trabalhos criativos é a chamada “troca de contexto”. Toda vez que você para o seu trabalho para responder uma mensagem, participar de uma reunião, atender o telefone, ou qualquer outro tipo de interrupção, seu cérebro “volta a estaca zero”. Ao voltar para a atividade original, mais um grande volume de energia será gasto para que seu cérebro “pegue no tranco novamente”. 

Imagine um carro. O motor gasta muito mais combustível para tirar um carro do lugar do que para mantê-lo em movimento. O nosso cérebro funciona de forma parecida.

Por isso recomendo você separar seus dias em blocos. Separe um bloco para tarefas criativas, que demandam um bom nível de concentração. Separe o outro bloco para tarefas operacionais, que não exigem grande volume de concentração. Fazendo isso você evita trocas de contexto e consegue aproveitar mais sua energia produtiva. Um arranjo que funciona muito para mim é reservar a manhã para tarefas criativas e a tarde para tarefas operacionais.

4- Comece o dia com uma lista de tarefas

Provavelmente você já ouviu falar que o Mark Zukemberg usa a mesma cor de camiseta todo dia para evitar tomadas de decisão sem importância. Bom… você não é o Mark Zukemberg e não comanda a 4a. maior empresa dos EUA, portanto você não precisa ser freak neste nível.

Entretanto, aproveitar-se desse princípio é válido. Tomadas de decisão consomem um custo considerável da nossa energia produtiva. Por isso recomendo que você comece seu dia com uma lista de tarefas definida. Assim, você foca toda sua energia em fazer, ao invés de pensar no que deve ser feito.

A forma que eu gosto de fazer é definindo objetivos de curto e médio prazo (possivelmente falarei sobre isso) e, a partir destes objetivos, definir semanalmente as tarefas necessárias para que o objetivo seja atingido. Portanto, todo domingo eu planejo o que preciso fazer na semana. Com esse planejamento claro, durante a semana, antes de dormir, eu sempre planejo quais serão as tarefas do dia seguinte.

O ideal é que seu dia comece planejado. Caso isso não seja possível, tome como primeira tarefa do seu dia de trabalho definir o que será feito ao longo do dia. O que não dá é para não ter esse guia. Lembre-se: não existe vento a favor para quem não sabe onde quer chegar.

5- Evite trabalhar por longos períodos

E por último, mas não menos importante, outra obviedade: não trabalhe por longos períodos. Seja pensando em horas, seja pensando em dias. Nosso cérebro possui uma quantidade limitada de energia e, por isso, o qualidade é muito mais importante que a quantidade de tempo de trabalho.

Claro, para toda regra há exceções. Precisa virar a noite para cumprir determinado prazo? Vira, fazer o que. O que não podemos deixar acontecer é a exceção tornar-se regra.

E com essa quinta dica encerro o tema de hoje. Lembre-se: é de nossa natureza desenvolver hábitos. O que não é de nossa natureza é ter disciplina para desenvolver bons hábitos. Mas, não é porque é difícil de fazer, que não devemos fazer. Nem tudo na vida são flores.