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Aprenda a organizar sua rotina de freelancer

Dicas para melhorar sua rotina como Freelancer

Continuando com a série “Como se tornar um freelancer”, nest post iremos abordar a rotina de freelancer. Saber como gerenciar seu tempo, seu dia e sua semana é primordial para conseguir sucesso em sua profissão, seja ela como funcionário ou como autônomo. Se você quer dicas práticas sobre organização de tarefas, como produzir mais, técnicas para execução e mais sobre o assunto, acompanhe os próximos parágrafos.

Lembrando que este post, conforme dito no início, faz parte de uma série de posts sobre como se tornar um freelancer. Cada semana estou soltando um post novo.  Esses serão os tópicos abordados:

  1. Planejamento
  2. Gestão financeira
  3. Marketing
  4. Operacional
  5. Desenvolvimento pessoal

Gostaria de lembrar também que todo o conteúdo destes posts são simplesmente o meu relato e minha ótica sobre o assunto. Sintam-se a vontade para opinar, descordar, acrescentar e criticar. O objetivo aqui é crescer junto!

Siga comigo por todo o post e aprenda dicas práticas sobre como organizar melhor sua rotina de freelancer e se tornar uma pessoa produtiva. Saiba mais sobre:

Quer acompanhar o que vem a seguir? Calma, já vamos ao texto. Antes, ficaria imensamente feliz se você compartilhasse com seus amigos o conteúdo e ajudasse a disseminar o que tenho a dizer.

Planejamento e organização são as chaves do sucesso

aprenda a listar suas tarefas

Uma coisa que gosto muito de fazer é saber tudo sobre as pessoas que admiro e me espelho. Geralmente, essas pessoas são grandes empreendedores que deixaram/continuam deixando legados.

Uma característica que acompanha praticamente todas essas pessoas é o fato que eles organizam suas tarefas antecipadamente.  Isso é primordial para uma rotina de freelancer. Todo dia, antes de começar seu dia, eles elaboram uma to-do list. Já falei sobre isso no primeiro post desse blog, que fala sobre disciplina e produtividade. Planejar suas tarefas é essencial.

Planeje sua semana

Vou explicar mais ou menos como faço com minha semana (ou pelo menos tento): Toda segunda-feira de manhã eu planejo minha semana. Acordo, faço algum tipo de exercício, leio por mais ou menos uma hora, e aí “começo” minha semana. Tento mapear o que precisa ser feito naquela semana. Esse mapeamento inclui tarefas da vida profissional e pessoal. Com esse mapeamento em mãos, começo a distribuir pelos dias da minha semana.

Priorize sempre as tarefas mais difíceis para o começo da semana. Deixe as tarefas “paralelas” para o fim da semana, de preferência na sexta-feira. Utilize este dia para resolver burocracias, organização financeira, e tudo o que não seja produtivo, porém é necessário fazer.

Planeje seu dia

Repita diariamente o mesmo processo descrito acima, porém com um pouco mais de detalhes. Liste todas as tarefas que precisam ser feitas no dia, pessoal e profissionalmente. Sempre priorize tarefas mais difíceis e que exigem mais esforço primeiro.

DICA DE OURO: Utilize o Evernote. Ele funciona como um caderninho digital que você compartilha entre seus dispositivos. É extremamente fácil fazer to-do lists com ele.

Organizando os projetos em que você está envolvido

aprenda a organizar seus projetos

Para mater sua rotina de freelancer organizada, você precisa ter controle sobre os projetos nos quais você está trabalhando.  Existem algumas dicas simples que podem alavancar sua produtividade e sua otimização de tempo neste assunto.

Gerenciando seus projetos

Eu não sei qual o seu ramo nem o seu negócio. Imagino que seja relacionado a tecnologia. Lidar com projetos de tecnologia a princípio é fácil, porém, se não mantermos tudo organizado e em rédeas curtas, um projeto pode virar uma avalanche de problemas. Existem alguns pontos que precisam ser considerados em uma rotina de freelancer, como:

  • Evite pegar muitos projetos: Eu trabalho com projetos com duração de 3~4 meses, em média. Se eu pegar mais que dois projetos por vez, com certeza irei me enrolar e ter que trabalhar muito mais do que o recomendado.
  • Pegou muitos projetos? Terceirize: Caso você pegue muitos projetos, terceirize. Essa é a nossa forma de escalabilidade. Porém, muito cuidado. Tenha um fornecedor de confiança para que você não tenha surpresas, afinal, é o seu nome que está em jogo. De preferência, quando for terceirizar, tenha isso planejado desde o momento que fechar com o cliente.
  • Utilize uma metodologia: É primordial que você utilize uma metodologia para gerenciar seus projetos. Claro que você não conseguirá aplicar tudo, pois, na maioria das vezes, você vai trabalhar sozinho. Então tente adaptar a metodologia para sua realidade. Eu adapto o Scrum para meus projetos. Um livro sobre o assunto MUITO BOM que indico é o Scrum – a arte de fazer o dobro de trabalho na metade do tempo.
  • Cumpra seus prazos rigorosamente: Este ítem é meio óbvio né? O seu maior marketing é o boca a boca. Quanto mais você ser rigoroso nos prazos e entregar com qualidade, mais clientes você terá.
  • Faça reuniões produtivas: Reunião é algo muito chato. Entretanto, a chave do sucesso de um projeto é a comunicação. Tente sempre realizar suas reuniões nos extremos da semana e do dia, como segunda-feira ou sexta-feira, nos primeiros ou últimos horários do dia. Tente sempre fazer reuniões remotas, simplesmente pela economia de tempo e recurso do descolamento. Sempre comece uma reunião com pauta definida e anote absolutamente tudo sobre o que foi discutido. Mais uma vez indico o Evernote.

A arte de saber elaborar um bom orçamento

Este é um ítem muito importante que você terá que lidar praticamente todo o dia na sua rotina de freelancer. Saber elaborar um orçamento corretamente é a chave para você ganhar o preço justo pelo trabalho que você executa. É com um orçamento corretamente calculado que nós garantimos que não trabalharemos demais, nem de menos.

Eu, particularmente, demorei um pouco para conseguir elaborar um bom orçamento. Até hoje dou minhas patinadas e inclusive trabalho atualmente em um projeto que já está me custando mais do que cobrei. Ao longo dos anos estudei um pouco sobre o assunto e tentei desenvolver certas técnicas:

  • Orce tudo: Inclua no orçamento, de forma transparente ou não, todo o tempo que você vai gastar no projeto. Isso inclui planejamento, execução, teste, reuniões, transporte, manutenção. Mapeie todo o tempo que você gasta para aquele projeto e ache alguma forma de incluí-los no orçamento.
  • Crie um modelo de orçamento: Faça uma planilha no excel que seja o padrão de seu documento de orçamento. Inclua logotipo, informações básicas sobre você e sobre seu cliente. Além de ajudar na organização, transmite muito mais profissionalismo.
  • Trabalhe com margens: Tente sempre trabalhar com uma margem de gordura de cerca 10% em todos os seus orçamentos. Essa margem vai ajudar a compensar o tempo gastos com propostas que não se concretizaram, além de te dar poder de negociação com o seu cliente (acredite, 95% vão chorar o preço).

Disciplina é o segredo

O grande segredo é buscar ao máximo ser uma pessoa disciplinada. Acorde cedo, determine horários, crie a sua rotina de freelancer. Como já citei anteriormente, o meu primeiro post aborda produtividade e também organização. Vale a leitura.

Gostou do tema? Tem algo a acrescentar a discussão? Ou não concordou com nada? Te convido a se juntar a mim nos comentários e discutirmos sobre o assunto. Sua opinião é super bem-vinda.

Abraços e até semana que vem!